DOKULOG - Beratungsansatz

Zukunft der Hausdruckerei

Hausdruckereien stehen unter Erfolgsdruck. In vielen Häusern gehen die Volumina zurück. Der Rechtfertigungsdruck nimmt zu. Leistungsfähige dezentrale Systeme, externe Dienstleister und nicht zuletzt der Rechenzentrums-Druck stellen die Existenz der Hausdruckerei in Frage.


Vor diesem Hintergrund wollen wir in Hausdruckereien deren Zukunftsfähigkeit hinterfragen, weiterentwickeln und dokumentieren. Wir stellen nicht die Hausdruckerei an sich oder deren Mitarbeiter in Frage, sondern wollen zusammen mit ihnen die Einrichtung so weiter entwickeln, dass die Hausdruckerei den Anforderungen auch in Zukunft gerecht werden kann. Dabei stehen Fragen im Vordergrund, wie z.B. Ist das Angebot der Hausdruckerei noch attraktiv genug? Wie können abgewanderte Aufträge zurück gewonnen werden? Wie können wir die Hausdruckerei aus der Defensive herausholen und offensiver ausrichten?

Vorgehensweise

Die einzelnen Schritte:

  1. Voranalyse
  2. Detailanalyse
  3. Tragfähige Konzeption
  4. Umsetzung / Ausschreibung

Im ersten Schritt stecken wir in einer kurzen Voranalyse mit der Leitungsebene im Unternehmen oder in der Verwaltung den Rahmen der Untersuchung ab und diskutieren die ersten Ansätze. Im zweiten Schritt verschaffen wir uns anhand unserer Detailanalyse zusammen mit den Druckerei-Verantwortlichen einen detaillierten Überblick über die Aufgabenstellungen und Arbeiten in der Hausdruckerei. Diese wird ergänzt durch Gespräche mit den Mitarbeitern und Begehung der Räumlichkeiten. Außerdem werden vorhandene Aufschreibungen ausgewertet.


In einem umfassenden Workshop wird die vorgefundene Ausgangssituation in der Hausdruckerei diskutiert vor dem Hintergrund der Fragestellungen: Wie zukunftsfähig ist die Hausdruckerei? Wie kann die Hausdruckerei ihr Dienstleistungsangebot für die Auftraggeber im Unternehmen verbessern? Welchen Nutzen haben die beteiligten Bereiche von einer zukunftsfähigen Hausdruckerei?


Dazu wird anhand eines umfassenden Fragekatalogs eine tragfähige Konzeption für die zukünftige Hausdruckerei entwickelt. Grundlage für die Konzeption sind typische Überlebensstrategien für Hausdruckereien, die unternehmensspezifisch zum Tragen kommen können. Die Konzeption soll von den Beteiligten mitgetragen werden. Bei dieser Vorgehensweise wissen alle Beteiligten von Anfang an, worauf die Konzeption hinausläuft, was die entscheidenden Kriterien sind, welche Aufgaben anstehen und wie in Zukunft mit den Systemen umgegangen werden soll. Akzeptanz und Bereitschaft zur Mitwirkung lassen sich so am besten erreichen.

Überlebensstrategien

Hausdruckereien brauchen eine Strategie zum Überleben. Verschiedene Überlebensstrategien sind denk- und kombinierbar:

  1. Konsolidierung: Zentralisierung von Hausdruckereien, Volumen zusammenlegen, Funktionen konzentrieren
  2. Stärkung: Wertschöpfungsbeitrag, Volumen steigern, Rechtfertigung sicherstellen
  3. Konzentration: Konzentration auf bestimmte Aufgaben, bewusste Vergabe von Aufträgen, Nutzung externer Dienstleistungen
  4. Herauslösen: Organisatorische Trennung, In- oder Outsourcing, „Einheit sichern"

Ergebnisse

Als Ergebnis erhalten Sie einen umfangreichen Bericht, der alle Ergebnisse der Analyse und des Workshops dokumentiert. Der Bericht beschreibt nicht nur den aktuellen Stand der „Zukunftsfähigkeit“ der Hausdruckerei, sondern gibt auch wichtige Leitlinien für die Weiterentwicklung an die Hand. Wirtschaftlichkeitspotenziale, d.h. Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen, werden genauso aufgezeigt wie Empfehlungen für die Verbesserung der Dienstleistungsorientierung der Einrichtung. Der Bericht bietet eine fundierte Grundlage für weiterführende Gespräche mit dem Management und Aufsichtsgremien innerhalb und außerhalb des Hauses.

Umsetzung - Ausschreibung

Wir unterstützen bei der Umsetzung der Überlebensstrategien für Hausdruckereien. Wir helfen sowohl bei organisatorischen Maßnahmen als auch bei der Anbieterauswahl. Dabei sind wir herstellerneutral, auch wenn wir die verschiedenen Anbieter aus unserer täglichen Arbeit mit Ihrem Angebot kennen.

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Arbeit ist die Begleitung von Ausschreibungen (speziell auch für die öffentliche Verwaltung - europaweit nach VOL) von der Formulierung von Pflichtenheften bis hin zu Angebotsauswertung und unabhängiger Vergabeempfehlung.

Dr. Robert Dekena im Interview

Dr. Robert Dekena, Verfasser des Canon-Whitepapers „Das Inhouse-Druckzentrum im Jahr 2020“ spricht über die Zukunft der Hausdruckerei.

Kontakt:

Dr. Robert Dekena

DOKULOG Dokumentenlogistik & Management Beratung


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Zukunft der Hausdruckerei

 

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Forum für Inhouse-Druckzentren

Im „Forum für Inhouse-Druckzentren“ wollen wir den Erfahrungs- und Wissensaustausch unter Hausdruckereien organisieren.

 

Das Forum ist eine geschlossene Gruppe nur für Hausdruckerei-Leiter und -Mitarbeiter. Anmeldung und Zulassung zur Gruppe über XING.

Veröffentlichung zum Thema:

Das Inhouse-Druckzentrum im Jahr 2020 - Aussichten und Perspektiven von CRD und Hausdruckereien

Canon-Whitepaper mit 12 spannenden Thesen.
Autor: Dr.Robert Dekena

Veröffentlicht im März 2017

Bestellbar unter www.canon.de/ihrezukunft

 

Hausdruckereien - viele ungenutzte Potenziale

 

Zeitschriftenartikel:
Dekena, Robert
In: Postmaster Magazin,
H. 05, 2015, S. 22f.

 

Liste unter:

www.dokulog.de/
de_veroeffentlichungen.html

 

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2017 DOKULOG - Dr. Robert Dekena