DOKULOG - Beratungsansatz

Hausdruckereien stehen unter Erfolgsdruck. In vielen Häusern gehen die Volumina zurück. Der Rechtfertigungsdruck nimmt zu. Leistungsfähige dezentrale Systeme, externe Dienstleister und nicht zuletzt der Rechenzentrums-Druck stellen die Existenz der Hausdruckerei in Frage. Wie sich zeigt, gelten entsprechende Herausforderungen aber auch für Transaktionsdruck-Zentren.

Vor diesem Hintergrund müssen wir die Zukunftsfähigkeit der Eirnichtungen hinterfragen, weiterentwickeln und dokumentieren. Wir stellen nicht die Einrichtung an sich oder deren Mitarbeiter in Frage, sondern wollen zusammen mit ihnen die Einrichtung so weiter entwickeln. Hausdruckereien sollen den Anforderungen auch in Zukunft gerecht werden können. Dabei stehen Fragen im Vordergrund, wie z.B. Ist das Angebot der Hausdruckerei noch attraktiv genug? Wie können abgewanderte Aufträge zurück gewonnen werden? Wie können wir die Hausdruckerei aus der Defensive herausholen und offensiver ausrichten? Wie können Hausdruckereien für sich trommeln?

Die einzelnen Schritte:

1. Voranalyse
2. Detailanalyse
3. Tragfähige Konzeption
4. Umsetzung / Ausschreibung

Im ersten Schritt stecken wir in einer kurzen Voranalyse mit der Leitungsebene im Unternehmen oder in der Verwaltung den Rahmen der Untersuchung ab und diskutieren die ersten Ansätze. Im zweiten Schritt verschaffen wir uns anhand unserer Detailanalyse zusammen mit den Druckerei-Verantwortlichen einen detaillierten Überblick über die Aufgabenstellungen und Arbeiten in der Hausdruckerei. Diese wird ergänzt durch Gespräche mit den Mitarbeitern und Begehung der Räumlichkeiten. Außerdem werden vorhandene Aufschreibungen ausgewertet.

In einem umfassenden Workshop wird die vorgefundene Ausgangssituation in der Hausdruckerei diskutiert vor dem Hintergrund der Fragestellungen: Wie zukunftsfähig ist die Hausdruckerei? Wie kann die Hausdruckerei ihr Dienstleistungsangebot für die Auftraggeber im Unternehmen verbessern? Welchen Nutzen haben die beteiligten Bereiche von einer zukunftsfähigen Hausdruckerei?

Dazu wird anhand eines umfassenden Fragekatalogs eine tragfähige Konzeption für die zukünftige Hausdruckerei entwickelt. Grundlage für die Konzeption sind typische Überlebensstrategien für Hausdruckereien, die unternehmensspezifisch zum Tragen kommen können. Die Konzeption soll von den Beteiligten mitgetragen werden. Bei dieser Vorgehensweise wissen alle Beteiligten von Anfang an, worauf die Konzeption hinausläuft, was die entscheidenden Kriterien sind, welche Aufgaben anstehen und wie in Zukunft mit den Systemen umgegangen werden soll. Akzeptanz und Bereitschaft zur Mitwirkung lassen sich so am besten erreichen.

Hausdruckereien brauchen eine Strategie und konkrete Empfehlungen zum Überleben. Schlagwortartig geben wir folgende Handlungsempfehlungen:

1. Mach dich wichtig!
2. Starte Dein eigenes Inhouse-Marketing!
3. Suche neue Aufgaben!
4. Spiel Deinen Vorteil als interner Partner aus!
5.  Verknüpfe Dich mit der digitalen Welt!

Natürlich müssen diese Schlagworte mit Leben gefüllt werden. Sprechen Sie uns gerne dazu an und wir diskutieren die Vorschläge für Ihr Haus.

Als Ergebnis erhalten Sie einen umfangreichen Bericht, der alle Ergebnisse der Analyse und des Workshops dokumentiert. Der Bericht beschreibt nicht nur den aktuellen Stand der „Zukunftsfähigkeit“ der Hausdruckerei, sondern gibt auch wichtige Leitlinien für die Weiterentwicklung an die Hand. Wirtschaftlichkeitspotenziale, d.h. Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen, werden genauso aufgezeigt wie Empfehlungen für die Verbesserung der Dienstleistungsorientierung der Einrichtung. Der Bericht bietet eine fundierte Grundlage für weiterführende Gespräche mit dem Management und Aufsichtsgremien innerhalb und außerhalb des Hauses.

Wir unterstützen bei der Umsetzung der Überlebensstrategien für Hausdruckereien. Wir helfen sowohl bei organisatorischen Maßnahmen als auch bei der Anbieterauswahl. Dabei sind wir herstellerneutral, auch wenn wir die verschiedenen Anbieter aus unserer täglichen Arbeit mit Ihrem Angebot kennen.

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Arbeit ist die Begleitung von Ausschreibungen (speziell auch für die öffentliche Verwaltung - europaweit nach VOL) von der Formulierung von Pflichtenheften bis hin zu Angebotsauswertung und unabhängiger Vergabeempfehlung.